Сервисы для управления проектами: визуальные карты, отчетность и аналитика

Планирование и управление проектами — очень важный момент организации работы большой компании. Разветвленные отделы, долгосрочные и спонтанные поручения, распределение ролей в ситуационных командах. Как избежать путаницы в дедлайнах, объективно оценить личный вклад каждого сотрудника, вычленить «холодные» и эффективные шаги?

На помощь приходят сервисы для автоматизации процессов и управления проектами. Мы предлагаем вам краткий обзор 16-и наиболее популярных, предназначенных для организации командной работы как крупных, так и небольших компаний.

Преимущества Автоматизированных Систем Управления Проектами

Автоматизированные системы управления проектами предоставляют множество преимуществ для компаний любого размера. Они помогают упорядочить рабочие процессы, обеспечить прозрачность выполнения задач и повысить общую эффективность команды. Благодаря этим инструментам, руководители могут более точно оценивать прогресс проектов, распределять ресурсы и следить за выполнением задач в реальном времени.

Автоматизация управления проектами позволяет:

• Сократить время на планирование и контроль за выполнением задач.
• Повысить точность и объективность оценки личного вклада каждого сотрудника.
• Обеспечить своевременное выполнение задач благодаря четко установленным дедлайнам и автоматическим напоминаниям.
• Упростить коммуникацию и сотрудничество внутри команды с помощью встроенных чат- и видеоконференций.
• Снизить риск ошибок и потерь данных за счет резервного копирования и надежной системы безопасности.

Использование таких систем также способствует лучшей адаптации к изменениям и позволяет компаниям быстро реагировать на новые вызовы и возможности.

Сервисы для управления проектами: обзор возможностей

Мегаплан

Один из лидеров в ряду корпоративных CRM-систем — Мегаплан. Это сервис, сопряженный с блогом о бизнесе, генеральная задача которого — ведение финансовых потоков в веб-интерфейсе.

Знакомясь с Мегапланом, вы оцените простоту его интерфейса. Зайдя на сайт, зарегистрируетесь в позиции «Попробовать бесплатно», заполните поля с реквизитами, а затем с помощью курсора ознакомитесь с азами пользования сервисом. Управление проектами станет не такой сложной задачей.

Пошаговое меню «Задачи», нужное вам для того, чтобы добавить первую (или очередную) задачу, стоящую перед компанией, вынесено в верхний блок панели. Аналогичным образом организовано меню «Сделки».

Возможности Мегаплан:

• управление добавленной сделкой с отслеживанием по ней статистики
• слежение за выполнением поставленной задачи по срокам, личной ответственности, своевременной отчетности, соблюдению времени дедлайна, согласованию этапов задачи
• функции телефонии, видеочата,  календаря, живой ленты, оповещений
• наличие фотогалереи
• комплексное курирование внутренних финансовых документов: счетов по коммуникациям, заявлений на отпуска и командировки, авансов и других выплат
• различный уровень доступа сотрудников к созданным документам с правом редактирования
• возможность создания профилей сотрудников

Мегаплан работает с приложениями Android, iOS, Windows, Mac, его дисковое пространство неограниченно. По стоимости Мегаплан относится к бюджетным сервисам.

Что говорят пользователи: удобный для глаз минимализм в размещении элементов интерфейса, простота ведения бухгалтерии и контроля за финансовыми операциями, возможность отправки почтовых рассылок.

AmoCRM

Сервис для управления проектами, удобная и простая CRM-система, которая позволяет следить за всеми процессами продаж и кросс-продаж в компании, прогнозировать успешность и оценивать сделки, планировать и оптимизировать работу сотрудников, работающих с проектами, вести единую клиентскую базу. CRM-система оптимальна для бизнеса любой размерности.

Возможности AmoCRM:

• ведение базы клиентов, сделок и компаний
• создание карточек с подробными сведениями
• контроль различных этапов работы над проектом
• создание воронки продаж исходя из целей бизнеса
• настройка сквозной аналитики и анализ отчетов
• интеграция с сайтом и посадочными страницами, сервисами для email-рассылок, телефонией, форумами, чатами и мессенджерами

GenCRM

Возможности сервиса для управления проектами GEN CRM особенно ценят сотрудники отделов продаж, львиную долю работы которых составляет обработка входящих звонков и online-заявок.

К достоинствам GenCRM относится интеграция с большим количеством каналов, сайтом, корпоративной почтой, чатом; обширная телефония без помех; индивидуальная адаптация сервиса под потребности компании.

Визуальное преимущество GenCRM — вся система умещается на одной странице. Очень удобно видеть все параметры отчетности сразу.

Возможности GenCRM:

• ежемесячно сервис обновляется на основе параметров обратной связи
• управление проектами в системе, где есть полезные опции для сотрудников: телефон, электронная почта, чат
• пользовательский доступ по протоколу HTTPS
• опция резервного копирования сразу в несколько мест
• высокие параметры конфиденциальности

Что говорят пользователи: простота сбора персональных данных по сотрудникам и поставленным задачам, удобство многофакторной авторизации и управления лидами, широкие возможности для командной работы.

WireCrm

К недостаткам сервиса WireCrm можно отнести ограниченный объем базовой справочной информации. Оценивая другие параметры сервиса для управления проектами, можно сказать, что платформа замечательно подходит для формирования и учета базы клиентов в рамках товарооборота среднего и малого бизнеса.

В качестве главного достоинства WireCrm и пользователи, и разработчики сервисов упоминают модульность этой системы.

Возможности WireCrm:

• быстрый и прозрачный инструментарий для учета, ведения сделок
• структурированный менеджер контактов, интегрированный с телефонией и почтой
• обширный ряд приложений для расширения основного функционала посредством установки дополнительных модулей и применения API
• для связи с контрагентами (с записью) достаточно одного клика
• морфологический поиск распространяется на всю базу
• наличие системы быстрой электронной рассылки, формы для договоров и типовых базовых документов
• контроль за составлением счетов и продвижением этапов задач

Что говорят пользователи: удобен магазин приложений, в котором можно докупить, к примеру, воронку продаж, а также наличие системы карточек для цельной выгрузки информацию по контрагенту, возможность установки модуля автоматизации тендеров.

Wrike

Сервис управления проектами Wrike выглядит очень функционально: вы видите календарь с основными запланированными событиями и список поставленных перед сотрудниками задач, что упрощает управление проектами разного объема. Вы сможете быстро просмотреть динамику развития, что сделано по каждому таску. Весьма удобна возможность создать автономные папки для отдельных проектов (бесплатно хранилище рассчитано на 2 Гб).

Возможности Wrike:

• наличие функционала для повторяющихся задач с возможностью ведения диалога и командной работы с файлами
• опция подключения к родственным сервисам для командной работы с интеграцией почты
• опция приоритета отмеченных задач (многоуровневая иерархия проектов)
• доступность для приложений iOS и Android
• наличие новостной ленты (в реальном времени)
• функционал табличного форматирования
• интеграция с Google Drive, Dropbox, Box, iCal
• разветвленный алгоритм работы с задачами (визуальная демонстрация, формирование подзадач посредством массовых опций и обзора c кастомными виджетами, выставление фильтров для задач)
• наличие плагинов для Outlook и Apple Mail для партнерской работы по задачам
• интеграция с MS Project, Excel, Salesforce, RSS

Что говорят пользователи: хорошо зарекомендовала себя благодаря возможности создания пользовательских групп с разными уровнями доступа, наличию единого корпоративного входа через Active Directory, высоким параметрам безопасности.

«Простой бизнес»

Некоторые пользователи недовольны тем, что сервис для управления проектами нужно скачивать и устанавливать на компьютер. Также он не фильтрует входящую почту, однако здесь есть и существенный плюс — для работы с этим сервисом не требуется интернет.

Среди достоинств «Простого бизнеса» можно выделить следующее: разработчики предоставляют неограниченное время его бесплатного использования с минимальным набором функций.

Возможности сервиса «Простой бизнес»:

• очень простой интерфейс, включая таблицы клиентской базы и базу маркетинговых материалов
• наличие опций видеозвонков и видеоконференций (плюс телефония, рассылки, чат)
• быстрая фиксация и обработка телефонных звонков
• модернизированная воронка продаж с подсчетом ключевых показателей по продажам
• опции создания шаблонных документов, отчетов, диаграмм и графиков
• опция работы с документами (хранение, замена, сканирование, экспорт)
• шаблоны для ведения бухгалтерии и  учета
• интеграция с CMS для управления сайтом

Что говорят пользователи: радует наличие версий для Windows, Web, Mac OS, iOS и Android, оперативно работает техническая поддержка. Управление проектами и контроль за реализацией можно осуществлять, по сути, с любого устройства.

Pipedrive

Сервис Pipedrive особенно удобен для компаний, работающих с зарубежными партнерами: эту систему поддерживают 140 государств. Удобен инструмент и с точки зрения конфиденциальности: за счет использования безопасного соединения все переданные данные остаются зашифрованными. Разработчики Рipedrive предоставляют неограниченный пробный бесплатный период с минимальным пакетом функций, а также бесплатный двухнедельный обучающий курс по работе с воронкой продаж.

Возможности Pipedrive:

• сервис формирует подробные данные о каналах продаж (с поэтапным просмотрам по группам товаров, с опцией просмотра временной шкалы и формированием отчета)
• необходимый функционал для поэтапного мониторинга и фильтрации
• удобство обратной связи с клиентами (CRM)
• простота управления лидами с возможностью добавления полей и форм, адаптированных под потребности компании
• для ускорения доступа к системе можно использовать мобильные приложения
• неограниченное резервное копирование с созданием регулярных копий
• мощности API позволяют переносить сделки в другие системы (Evernote, Yammer)

Что говорят пользователи: к удобствам относится автономная возможность для каждого сотрудника работать с базой данных, редактируя ее, к неудобствам — ограниченный функционал по отчетности и аналитике.

Trello

Сервис для управления проектами Trello оптимален для малого бизнеса и совершенно не подходит для крупного, так как в основе принципа его работы — заполнение карточек. Соответственно, чем объемнее проект, тем большее количество карточек понадобится, что может создать путаницу и замедлить работу.

Еще один недостаток Trello — отсутствие автоматической постановки задач, их придется копировать вручную.

Теперь перейдем к достоинствам системы карточек Trello. Главное из них — опция настройки фильтра карточек по множеству параметров. Есть даже система цветных меток для людей, плохо различающих цвета.

Возможности Trello:

• удобство управления проектами достигается следующим образом: ваши проекты выглядят как панели задач, в которые включены списки подзадач, разбитых на карточки
• функционал карточек включает в себя назначение сотрудников в проекте, создание контрольного списка и дедлайна с возможностью прикрепления файла
• мобильность карточек: их можно перетаскивать из списка в список, собирать в группы
• сервисом управления проектами можно пользоваться с iPhone, Android, Windows Phone 8

Trello — это веб-сервис для совместной работы, способный помочь в организации и управлении проектами.

Что говорят пользователи: даже пробной бесплатной версии достаточно для организации работы в длительной перспективе; случайное удаление карточек не является необратимым; из интерфейса можно работать с облачными сервисами Dropbox и Google Диск; особенно удобна система для просмотра нескольких одновременно реализуемых проектов.

Active Collab

Управление проектами с помощью сервиса Active Collab предполагает при желании установку инструмента на свой хостинг с подключением дополнительных функций, актуальных для вашей компании. При этом вам не придется входить в систему каждый раз под своим логином, чтобы ответить на запрос. Вы сможете делать это посредством электронной почты.

Платформа Active Collab англоязычная, что многие отнесут скорее к недостаткам, чем к преимуществам.

Возможности ActiveCollab:

• реализация централизованного кураторства командной работы
• удобный домашний экран
• оснащенность системы опциями управления версиями
• простое оперирование бухгалтерией (счета, издержки по проектам)
• наличие файлового менеджера с доступом к редактированию с разных профилей сотрудников
• широкий ряд фильтров и каналов для обмена сообщениями внутри компании
• шаблоны для поэтапной отчетности
• управление списком задач и подзадач

Что говорят пользователи: удобен в качестве платформы для командной работы; опции хороши тем, что данные по каждому проекту помещены в структурированные гнезда, а функционал позволяет объективно оценивать выполнение каждого этапа поставленной задачи.

Exo Platform

Exo Platform — это удобная корпоративная социальная сеть, позволяющая минимизировать  издержки времени на коммуникации внутри компании. Сервис включающая в себя инструменты для мониторинга.

Возможности Exo Platform:

• управление документами компании
• наличие корпоративной социальной сети
• обширная база знаний
• календарь с опциями формирования командных и личных задач
• наличие мобильных приложений для ускоренного управления
• облачное хранилище с единым поиском
• контроль за динамикой производства и продаж

Что говорят пользователи: одно из достоинств Exo Platform — наличие обширной разнопрофильной базы знаний — столь же удобно, как и пользование корпоративной социальной сетью.

Worksection

Освоению Worksection помогает предоставленный разработчиками большой объем обучающей информации (вкупе с роликами на YouTube).

Сервис Worksection позволяет хранить все базы по проектам на сайте компании.

Возможности Worksection:

• функционал планирования и постановки задач с контролем за поэтапным исполнением с обратной связью от клиентов
• учет запланированных и произведенных выплат
• счетчик рабочего времени сотрудников
• фиксация переписки между клиентами и сотрудниками-исполнителями
• хранилище документов с онлайн-редактированием
• международная коммуникация (сервис работает в 16-и странах)

Что говорят пользователи: минимализм визуального решения снижает утомляемость, а для корпоративной работы особенно удобна возможность пользования одним аккаунтом сразу несколькими сотрудниками.

Битрикс24

Почему многие главы компаний так любят Битрикс24? Помимо объемного облачного хранилища, этот сервис адаптирован для работы в компании с большим штатом, а также для обучения сотрудников (предусмотрены вебинары по освоению платформы, анализ функционирования воронки продаж) и их поощрения (опция геймификации, иначе говоря, специальные бейджи-пометки). Управление проектами становится интересным, даже если задачи типичные и не требуют от исполнителей креатива. Все-таки некая конкуренция подталкивает и мотивирует.

Очень удобно наличие корпоративного мессенджера, в котором можно общаться с сотрудниками внутри системы.

Возможности Битрикс24:

• системы создания задач и проектов с последующим поэтапным управлением
• корпоративная социальная сеть с чатом и видеозвонками
• функционал для обратной связи с клиентами (с возможностью фиксации)
• опция учета рабочего времени сотрудников
• бухгалтерия и воронка продаж с метриками для аналитики
• профильная база знаний
• функция отправки конфиденциальных адресных сообщений сотрудникам
• интеграция с соцсетями

Что говорят пользователи: недостатком Битрикс24 является отсутствие готовых шаблонов для типовых документов.

Onlyoffice

Пользователи Onlyoffice, как правило, хвалят минимализм интерфейса этого сервиса, а также его совместимость с любыми иными сервисами Microsoft. К недостаткам, с точки зрения некоторых пользователей, относится необходимость скачивать сервис и устанавливать его на компьютер, а также отсутствие русскоязычного обучающего блока.

Несмотря на ограниченное количество инструментов для условного форматирования, сервис удобен наличием форума для корпоративного общения.

Возможности OnlyOffice:

• функционал для составления документов, планирования проектов, разовой и продолжительной постановки задач
• хранилище документов с командным редактированием
• канал для быстрого профильного общения между сотрудниками
• метрики для мониторинга производственно-продажной деятельности
• управление клиентской базой с возможностью выставления счетов с портала
• подключение аккаунтов сотрудников к корпоративной почте
• создание корпоративных ящиков на собственном почтовом домене

Что говорят пользователи: особенно ценна и удобна поддержка офисным редактором сервиса документов в PDF, DOCX, RTF, XLSX, PPTX и т. д.), а также возможность пользоваться приложением с iOS-устройств.

Yammer

Сервис представляет собой корпоративную социальную сеть, особенно эффективную для управления разделами и подразделами предприятий, количество персонала которых измеряется сотнями.

В равной степени эффективен сервис для управления проектами Yammer и для организации обратной связи с партнерами.

Возможности  Yammer:

• организация корпоративных микроблогов
• архивирование общения, в том числе, по группам и кругам
• высокий уровень конфиденциальности в процессе обмена файлами с поддержкой тегов
• скоростное общение в чатах
• интеграция с приложениями других сервисов
• структурированные каталоги партнеров и клиентов с опцией поиска
• выставление приоритетных задач
• наличие базы знаний с поисковиком
• опция интерактивных уведомлений на гаджеты

Yammer предлагает управление проектами с возможностью подключиться к нужным чатам внутри компании, совместно работать с информацией и ресурсами, обмениваться  файлами.

Intrum

Intrum — это сервисный пакет для управления процессом, включающий в себя CRM-систему, корпоративный портал, корпоративную социальную сеть, телефонию и шаблоны для сайта.

Особое достоинство Intrum — наличие API для интеграций с функционалами других сервисов.

Возможности Intrum:

• наличие структурированной клиентской базы с архивацией
• функционал для создания каталога товаров и услуг
• ведение учета потока заявок (онлайн,  IP-телефония, SMS
• контроль за документооборотом с использованием шаблонов
• возможность создания собственного мобильного приложения под потребности компании
• интеграция с корпоративными сайтом и почтой
• опция переадресации звонков с их записью

Что говорят пользователи: для офиса с большим количеством сотрудников особенно эффективна  корпоративная социальная сеть с возможностью отправки фото и видео-вложений.

Снегирь

Снегирь — это корпоративный портал для документооборота, файлообмена и архивирования, позволяющий минимизировать издержки времени на коммуникацию в командной работе.

Сервис особенно удобен в процессе построения портала для клиентов компании, большой зазор расширяемости посредством переопределения настроек системы и подключения индивидуальных модулей.

Возможности сервиса Снегирь:

• изначальный пакет представляет собой лицензию на 10 тетрадей, затем ее можно расширять по мере необходимости
• функционал прозрачной быстрой обратной связи с клиентами
• корпоративная социальная сеть
• командное создание веб-страниц и документов с архивацией
• опции для командного управления проектными с метрическим анализом

Что говорят пользователи: Снегирь особенно эффективен в работе проектных компаний, региональных и центральных представительств брендов, структур рекламы, маркетинга и контроля.

Как правильно ставить задачи?

Однажды Билл Гейтс сказал, что ключ к успеху любой компании лежит через ошибки и постоянное совершенствование продукта. Трудно не поверить человеку, который создал многомиллиардную компанию. Каждый, кто хочет расти и развиваться, будь то менеджер проекта, маркетолог или Scrum Master, должен быть гибким и иметь свою собственную форму оценки эффективности.

Для человека, который отвечает за разработку продукта, управление различными проектами, успешный запуск, должен, помимо гибкости, системности и умения планировать, обладать рядом других способностей и качеств. Одно из них — умение превращать свое видение в текст. А еще — умение и желание работать в команде совместно с другими специалистами (дизайнеры, программисты, копирайтеры).

Если есть команда и проект, значит, должен быть план, система, некий идеальный сценарий. После того, как план запуска готов, остается организовать процесс, грамотно распределить роли между участниками, поставить задачи через удобный сервис управления проектами и следить за их выполнением.

Формулировка задачи

В задаче должен быть глагол. Человека, ответственного за определенный кусок проекта, нужно мотивировать к совершению какого-то действия: позвонить, написать, разработать, отрисовать, протестировать, настроить и т.д. Вполне логично, согласны? Но часто формулировка задач оставляет желать лучшего. Длинное описание, много прилагательных, но в итоге не совсем понятно, что нужно сделать.

Четкое представление результатов

Один из важнейших элементов задачи — четко сформулированный результат. Помните, что выполнение задачи во многом зависит и от постановщика. Поэтому у вас должно быть видение результата. Далее это видение нужно донести до исполнителя с помощью текста. Опишите как можно подробнее, что хотите получить, чтобы задать вектор работы. Абзацы лучше делать короткими. Один абзац — это одна мысль.

Что будет считаться выполнением задачи

Все мы видим конечный результат по-разному даже в рамках одной задачи. Не забывайте описывать критерии, которым должна соответствовать завершенная задача. Это может быть согласование с отделом или клиентом, или уведомление руководителя, или прохождение тестирования.

Дополнительная информация

Делитесь информацией, которая может быть полезна исполнителю задачи, прикрепляйте дополнительные материалы, примеры (что также отражает ваше видение). Это своеобразные пояснения, которые часто работают лучше слов. Избавьте человека от траты времени и поиска того, что вам уже известно. К примеру, к задаче по подготовке коммерческого предложения можно приложить примеры похожих документов.

Дедлайны

Все современные приложения и сервисы для управления проектами оснащены функцией установки сроков выполнения задачи. Это крайне важно. Если не будет дедлайна, то задание непременно будет откладываться, особенно в условиях большой загрузки участников команды. Если вы работаете по плану, то без дедлайнов никуда, проект просто-напросто можно завалить.

Ответственные, исполнители и соисполнители

Управление проектами компании часто ложится на плечи одного человека, но это не значит, что только он выступает в роли ответственного за конечный продукт. Почему многие эксперты выступают против постоянных совещаний? Все из-за коллективной ответственности. В одних случаях все участники проекта готовы отвечать за общий результат, в других сложных ситуациях все пытаются найти виноватого, сбросить с себя груз. Определите, кто сможет справиться с задачей, а главное, не бросит на половине пути и закончит начатое. Если объем работы большой и для выполнения задания требуется несколько человек, то нужно назначить соисполнителей и разграничить ответственность. Человек, ответственный за результат, также прикрепляется к задаче.